Kinderbetreuung bei Dienstreisen

Was mache ich, wenn ich auf Dienstreise bin?

Wenn Mitarbeiter*innen des Instituts eine Fortbildung besuchen oder eine Dienstreise unternehmen müssen und zusätzliche Kinderbetreuung für ihr(e) Kind(er) finden müssen, bietet das Institut einen finanziellen Zuschuss an.

Der Antrag ist bereits mit dem Dienstreiseantrag zu stellen, die Kosten sind in der Regel im Nachgang durch Nachweis zu belegen. Hier sollten folgende Dokumente eingereicht werden:

1. eine RECHNUNG der Betreuungsperson mit Details zu Zeitraum und Ort der Betreuung,
   
2. entsprechender Überweisungsbeleg oder Quittung über die Zahlung der Betreuungskosten,
3. eine schriftliche Bestätigung des Ehepartners / der Ehepartnerin bzw. des Lebenspartners / der Lebenspartnerin, dass diese/r die Kinder nicht betreuen konnte (inkl. Gründe hierfür).

Eine Abrechnung ist für Kinder bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres möglich, bei älteren Kindern unter besonderen Umständen.

Die Pauschale ist an den Mindestlohn gekoppelt. Bitte recherchieren Sie den jeweils gültigen Mindestlohn im Internet. Pro 24 Stundenzeitraum können 10 Stunden Betreuungsleistung mit maximal des gültigen Mindestlohnstundensatzes erstattet werden (bei gleichzeitiger Betreuung von mehreren Kindern der Familie gilt der 1 ½ fache Stundensatz). Die 24 Stunden sind ab Beginn der Kostenentstehung, also der Kinderbetreuung, zu zählen, nicht pro Kalendertag.

Es dürfen Betreuungskosten abgerechnet werden, die entweder am Wohnort der zu betreuenden Person, am Dienstort oder am Ort der Betreuungsperson aufgrund der Dienstreise zusätzlich entstehen. Auch Betreuungskosten im Ausland können unter bestimmten Voraussetzungen geltend gemacht werden.

Es gilt eine maximale steuerrechtlich vorgegebene Erstattungshöhe von 600 Euro im Steuerjahr pro Beschäftigten, unabhängig von der Anzahl der Kinder.

Nach Prüfung festgelegter formaler Voraussetzungen können auch bestimmte Zusatzkosten innerhalb festgelegter Kostengrenzen erstattet werden, z.B.

• Übernachtungskosten des Kindes am Ort der Dienstreise (z.B. ein Beistellbett), wenn für die Mitnahme des Kindes ein dringender Grund vorliegt
• Leistet die Betreuungsperson die Betreuung kostenlos
  • Kosten für die Hin- und Rückfahrt der Betreuungspersonen
  • Kosten für Umwegkosten der Beschäftigten, um z.B. das Kind bei der Betreuungsperson abzugeben,
• Rechnet die Betreuungsperson die Betreuung (mit Nachweis) ab
  • Fahrtkosten z.B. des Kindes oder der Betreuungsperson bei Betreuung am Ort der Dienstreise, wenn für die Mitnahme des Kindes ein dringender Grund vorliegt.

Weitere Informationen finden Sie im Merkblatt “Neuerungen bei der Erstattung zusätzicher Kinder-/ Pflegebetreuungskosten bei Dienstreisen” oder im OHB (Einloggen erforderlich) unter XIV.2.1.01 “Chancengleichheit, Diversity - Grundsätzliches & Maßnahmen zu Beruf und Familie”. Das Antragsformular zur Erstattung zusätzicher Kinder-/ Pflegebetreuungskosten bei Dienstreisen finden Sie in der rechten Spalte.