Corona-Maßnahmen:
Neue Regeln ab 11. Mai 2020

(entsprechend E-Mail des GD, des Betriebsrats und des Krisenstabs vom 8.5.2020)

Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

Bundes- und Landesregierung haben in den vergangenen zwei Wochen erste Lockerungen der Corona-Maßnahmen und neue Regeln beschlossen. Dementsprechend wird auch das MPS seine Regelungen dieser Situation anpassen und einen ganz allmählichen Übergang zu einem wieder etwas stärkeren Präsenzbetrieb unter Einhaltung umfangreicher Sicherheitsmaßnahmen einleiten. Dieses wird aber entsprechend den Vorgaben der MPG nur sehr vorsichtig und langsam geschehen können. Es ist daher damit zu rechnen, dass noch viele Monate vergehen werden, bevor alles wieder beim Alten ist.

Grundsätzlich gilt:

• Jede Mitarbeiterin/ jeder Mitarbeiter, die/der bisher in Absprache mit der/dem Vorgesetzten von Zuhause gearbeitet hat und weiter sinnvoll und effizient von Zuhause arbeiten kann, soll dies auf jeden Fall auch weiterhin tun.
• Regelmäßig am Institut arbeiten nur die Personen, deren Anwesenheit erforderlich ist, um den allgemeinen Betrieb aufrechtzuerhalten oder wichtige Weltraumprojekte fortzuführen, oder die nicht sinnvoll von Zuhause aus arbeiten können.

Wie auch bisher klärt Ihre Vorgesetzte oder Ihr Vorgesetzter mit Ihnen, ob Sie regelmäßig am Institut arbeiten oder ob Sie Homeoffice machen.

Wenn Sie weiter regelmäßig Homeoffice machen, ist es ab Montag, 11. Mai, aber erlaubt, dass Sie gelegentlich ans Institut kommen, um dort dringende Dinge zu erledigen. Das kann der Fall sein, wenn die Limitierungen ihrer IT-Umgebung zuhause wesentliche Aktionen nicht erlauben, wenn Sie Equipment benötigen, dass nur im Institut verfügbar ist, wenn Sie in größerem Umfang Unterlagen ausdrucken müssen, etc. Dabei sollte der Aufenthalt am Institut nur so lang dauern wie für die Erledigung der jeweiligen Aktivitäten erforderlich. Eine Anwesenheit am Institut, die darüber hinausgeht, sollte mit der/dem Vorgesetzten und bei Bedarf mit dem Krisenstab abgestimmt sein.

Zudem ist darauf zu achten, dass zu jedem Zeitpunkt in jeder Betriebseinheit nicht zu viele Personen gleichzeitig anwesend sind. Nähere Informationen dazu finden Sie in der untenstehenden Liste neuer Maßnahmen und Regeln.

Für Eltern von schulpflichtigen Kindern oder Kindergartenkindern ist das Homeoffice eine besondere Herausforderung, die voraussichtlich noch mindestens bis zu den Sommerferien andauern wird. Die Vorgesetzten sind angehalten, den betroffenen Eltern die Arbeit im Homeoffice solange zu ermöglichen, wie sie es zur Kinderbetreuung brauchen. Voraussetzung ist natürlich, dass dies keine inakzeptablen Auswirkungen auf die beruflichen Aufgaben hat. Bitte stimmen Sie sich mit ihrer Vorgesetzten/ihrem Vorgesetzten ab.

Weiterhin ist es das oberste Ziel, eine Ausbreitung des Coronavirus zu verhindern und Sie vor einer Ansteckung zu schützen. Dies macht für die Arbeit vor Ort am Institut eine Reihe von Maßnahmen und Regeln erforderlich, die unbedingt einzuhalten sind. Bitte lesen Sie dieses Dokument deshalb sorgfältig und vollständig durch! Sollten Sie Fragen haben, und auch auf den FAQ-Seiten (https://www.mps.mpg.de/de/services/intranet/sicherheit/coronavirus/faqs) keine Antwort finden, dann wenden Sie sich gerne an den Krisenstab unter corona-info@mps.mpg.de. Auch Vorschläge, Anregungen und Sorgen nimmt der Krisenstab unter dieser E-Mail-Adresse gerne entgegen.

Für weitergehende medizinische Fragen zu dem Coronavirus ist der Betriebsarzt, Dr. Späth, über seine Video-Sprechstunde erreichbar. Dieses betrifft insbesondere auch Fragen zu Risikogruppen bezüglich SARS-CoV-2. Informationen zur Erreichbarkeit von Dr. Späth sowie zu möglichen Hilfen bei psychischen Belastungen durch die Corona-Krise finden Sie in der angehängten Information von Dr. Späth.

Folgende Punkte sind in den nächsten Wochen und Monaten wichtig:

1. Es gibt wie schon bisher eine Reihe von Umständen, unter denen Sie das Institut nicht betreten dürfen. Eine vollständige Übersicht finden Sie hier: https://www.mps.mpg.de/de/services/intranet/sicherheit/coronavirus/wie-lange-duerfen-sie-nicht-ins-institut-kommen
2. Sollten sie während der Anwesenheit am Institut erste Symptome feststellen, die mit COVID-19 in Zusammenhang stehen könnten (Fieber, Husten, Atemnot), so sind sie aufgefordert, das Institut unverzüglich zu verlassen und zuhause zu bleiben, bis eine ärztliche Abklärung der Symptome erfolgt ist.
3. Sollten Sie positiv auf das Virus getestet worden sein und sich in den zwei Wochen davor im Institut aufgehalten haben, dann informieren Sie, neben der normalen Krankmeldung an die Personalabteilung, umgehend den Krisenstab darüber. Die Information wird vertraulich behandelt.
4. In diesem Fall werden Sie aufgefordert werden, alle Personen zu nennen, mit denen Sie in den Tagen zuvor am Institut engeren Kontakt (d. h. einen Kontakt mit einem erhöhten Infektionsrisiko) hatten. Es mag daher sinnvoll sein, sich täglich die Namen dieser Personen zu notieren.
5. Wenn möglich, meiden Sie bitte öffentliche Verkehrsmittel. Andernfalls nutzen Sie dort unbedingt einen Mundschutz.
6. Externe Besucherinnen und Besucher, Gäste und Fremdfirmen dürfen das Institut weiterhin nicht betreten. Ausnahmen sind nur für erforderliche Reparatur- und Wartungsarbeiten möglich. Weitere Ausnahmen bedürfen die Zustimmung des Krisenstabs. Wenden Sie sich an corona-info@mps.mpg.de
7. Dienstreisen sind weiterhin grundsätzlich nicht erlaubt. Ausnahmen bedürfen der Genehmigung durch den Krisenstab.
8. Die aktuelle Situation erfordert es, die Arbeit und den Aufenthalt am Institut in vielen Bereichen anders zu organisieren und die persönlichen Verhaltensweisen anzupassen. Im Folgenden finden Sie deshalb eine Liste von Maßnahmen und Regeln, die ab dem 11. Mai am Institut gelten. Zum Teil sind es Regeln, die auch so schon in den letzten Wochen galten, zum Teil sind es neue Regeln.
9. Wenn Sie feststellen, dass sich jemand nicht an die Regelungen hält, können Sie die Person gerne freundlich darauf hinweisen.  Bitte achten Sie aber darauf, stets respektvoll miteinander umzugehen. Bei gravierenden Verletzungen der Regelungen bitten wir, den Krisenstab zu informieren. Wenn Sie feststellen, dass Regelungen nicht praktikabel oder nicht sinnvoll sind, bitten wir Sie auch, den Krisenstab zu informieren.

Grundsätzliches Verhalten im Institut und im persönlichen Arbeitsbereich

• Beim Eintreffen am Institut desinfizieren Sie sich bitte gründlich die Hände. Spender mit Desinfektionsmittel werden an allen Eingängen aufgestellt (das mag sich aufgrund von Lieferproblemen noch um ein paar Tage verzögern).
• Halten Sie zu jedem Zeitpunkt den nötigen Mindestabstand von zwei Metern zu allen anderen Personen im Institut ein. Für Arbeiten, bei denen dies nicht möglich ist, gelten spezielle Regeln. (Siehe: Arbeiten im Labor/in der Werkstatt).
• Waschen Sie sich Ihre Hände häufig über den Tag verteilt oder, falls dies nicht möglich ist, desinfizieren Sie sie.
• Tragen Sie bitte einen einfachen Mundschutz, sobald Sie sich außerhalb Ihres Büros oder Laborarbeitsplatzes aufhalten, oder wenn Sie sich innerhalb Ihres Büros mit einer weiteren Person besprechen. Dies kann gerne ein (auch selbstgenähter) Stoff-Mundschutz sein, den Sie selbst mitbringen. Er sollte aber gemäß den einschlägigen Anleitungen angefertigt sein. „Exotische“ oder sehr simple Lösungen (wie z.B. Schals oder Halstücher) bitten wir nicht zu verwenden. Sollten Sie einen solchen regulären Mundschutz nicht besitzen, werden Ihnen Einmal-Mundschutze zur Verfügung gestellt. Mundschutze erhalten Sie in der Nähe der Rezeption. Sollten Sie beim Eintreffen am Institut keinen Mundschutz dabeihaben, nutzen Sie bitte ausschließlich den Haupteingang und holen sich (nach dem Desinfizieren der Hände) zunächst einen Mundschutz in der Nähe der Rezeption ab. Nur wenn Sie bereits einen Mundschutz bei sich führen, dürfen Sie die anderen Eingänge nutzen. Bitte lesen Sie das (angehängte) Informationsblatt zum richtigen Umgang mit dem Mundschutz sorgfältig durch.
• In den einzelnen Bereichen des Instituts soll zu jedem Zeitpunkt eine bestimmte maximale Anzahl von Personen möglichst nicht überschritten werden. Daher werden alle Mitarbeitenden in Gruppen eingeteilt. Das sind zum einen die zentralen Einheiten (Verwaltung, Mechanik, Labor + Haustechnik, Rechenzentrum), jeder der drei Flure in BT2 (entsprechen in etwa den drei Abteilungen, aber mit Ausnahmen), die Projekte SWI und SUNRISE sowie als letzte Gruppe die Ingenieure und Techniker der Abteilungen in BT3. Diese einzelnen Gruppen planen die Anwesenheit innerhalb der Gruppe im Voraus, so dass möglichst nicht mehr als ein bestimmter Anteil der Gruppenmitglieder gleichzeitig am Institut anwesend ist. Der Anteil kann dabei für die einzelnen Gruppen verschieden sein. Bei den Wissenschaftlern sollten es z. B. für die nächste Zeit auf jedem der drei Flure in BT2 nicht mehr als 10 Personen gleichzeitig pro Flur sein. Bei anderen Gruppen wie z. B. den Projekten wird i. A. der Anteil deutlich höher sein. Alle Mitarbeitenden werden noch separat informiert, zu welcher Gruppe sie gehören und wie die Planung innerhalb der Gruppe erfolgt. Bei einigen der Gruppen wird das ohnehin bereits gemacht.
• In jedem Büro und an jedem Laborarbeitsplatz ist nur eine Person pro Raum erlaubt. Falls Sie in einem Zweier- oder Mehrpersonenbüro arbeiten: Stimmen Sie Ihre Präsenzzeiten bitte mit Ihren Zimmerkolleginnen und -kollegen so ab, dass der Raum zu jedem Zeitpunkt nur von einer Person genutzt wird (z.B. alternierend Homeoffice, verschobene Arbeitszeiten, etc.). Sollte dieses aus zwingenden Gründen nicht möglich sein, informieren Sie bitte Ihre/Ihren Vorgesetzten und das Krisenteam. Dann müssen gegebenenfalls zusätzliche Schutzmaßnahmen (z.B. Maskenpflicht, Trennwände, etc.) getroffen werden.
• Im Open Space (in BT2 E2/E3/E4) darf jede 4er-Gruppe von Tischen zur gleichen Zeit nur mit einer Person besetzt sein. Vermeiden Sie die Nutzung gemeinsam genutzter Telefonapparate etc.
• Lüften Sie Ihr Büro/Ihren Arbeitsplatz ausgiebig, wenn der Raum über kein automatisches Lüftungssystem verfügt (beim Verlassen des Instituts aber bitte daran denken, die Fenster zu schließen).
• Beschränken Sie persönliche Treffen und Besprechungen mit Kolleginnen und Kollegen auf ein Mindestmaß. Nutzen Sie lieber das Telefon sowie die Möglichkeit von Telefon- und Videokonferenzen. Beschränken Sie Ihre Wege im Haus auf das unbedingt Erforderliche. Gehen Sie bitte nicht „im Institut spazieren“.
• Besprechungen im eigenen Büro sind nur mit einer weiteren Person erlaubt. Dabei ist auf einen Abstand von 2 m zu achten (z. B. indem das Gespräch von der geöffneten Tür aus geführt wird) und eine Maske zu tragen. Auch bei Besprechungen in den Meeting-Zonen ist ein Abstand von 2 m einzuhalten und es sind Masken zu tragen. Nutzen Sie für Besprechungen bevorzugt die Seminarräume. Siehe: Allgemeine Infrastruktur.
• Sie sind verpflichtet, täglich zu dokumentieren, wann Sie das Institut betreten und verlassen. Dafür schreiben Sie bitte folgende zwei E-Mails an presence@mps.mpg.de:

1. 1. direkt nach dem Eintreffen am Institut eine E-Mail mit Betreff „arrival“.
   2. kurz vor dem Verlassen des Instituts eine E-Mail mit Betreff „departure“.
   3. sollten Sie eine E-Mail vergessen haben, kann diese notfalls noch später geschickt werden. Dann müssen Sie allerdings Datum und Uhrzeit in der Betreff-Zeile mit angeben, also „arrival: DD.MM-HH:MM“ oder „departure: DD.MM-HH:MM“.
   4. sollten Sie nicht die Möglichkeit haben, beim Kommen und Gehen jeweils eine E-Mail zu schicken, dann sprechen Sie bitte mit Ihrer/Ihrem Vorgesetzten, um eine Einzellösung zu finden, wie Ankunft und Verlassen dokumentiert werden können.
   5. Ihre E-Mails werden nur im Fall einer Corona-Infektion ausgelesen, um dann mögliche Ansteckungswege nachzuvollziehen. Das Auslesen erfolgt gemeinsam durch ein Mitglied des Krisenstabes und ein Mitglied des Betriebsrates.

• Wenn Sie nur für einzelne Stunden am Institut und den Rest des Tages im Homeoffice arbeiten, nutzen Sie das Zeiterfassungsterminal bitte nicht. In diesem Fall wird Ihnen die volle tägliche Arbeitszeit automatisch gutgeschrieben. Das Zeiterfassungsterminal darf nur an den Tagen benutzt werden, an denen Sie beabsichtigen, Ihre reguläre Arbeitszeit vollständig am Institut zu verbringen.

Allgemeine Infrastruktur

• Die meisten Treppenhäuser sind recht unübersichtlich und schmal und dürfen daher nur als „Einbahnstraßen“ genutzt werden. Ab der Ebene 1 dürfen die Treppenhäuser auf der Südseite (Frontseite) von BT2 und BT3 dürfen nur für den Aufstieg, die Treppenhäuser auf der Nordseite (Rückseite) des Instituts nur für den Abstieg genutzt werden. Dies ist vor Ort beschildert. Für viele bietet es sich deshalb an, das Institut durch den Haupteingang zu betreten, zumal dort auch die Masken ausgegeben werden. Zusätzlich wird der Gang vom Westeingang zur Frontseite in BT2 E1 als Einbahnstraße ausgewiesen, da er relativ schmal ist. Die Einbahnstraßen-Regelungen gelten selbstverständlich NICHT im Not- oder Brandfall!
• Die Fahrstühle sollten nach Möglichkeit nicht genutzt werden. Falls dies ausnahmsweise doch nötig ist, nutzen Sie die Fahrstühle bitte nur allein.
• Einige Türen, bei denen es sinnvoll und möglich ist, werden dauerhaft geöffnet, damit die Türgriffe nicht benutzt werden müssen. Diese Türen bitte offenstehen lassen.
• Bei der Benutzung der Toilettenräume ist darauf zu achtet, dass sich nur so viele Personen dort aufhalten, dass die Abstandsregeln eingehalten werden können. Im Zweifelsfall kehren Sie bitte um und versuchen es zu einem späteren Zeitpunkt erneut. In den Toiletten in den Abteilungen (BT2 E2-E4), die nur schwer einsehbar sind, darf sich jeweils nur eine Person auf einmal aufhalten. Bei diesen zeigt ein Schild am Eingang an, ob der Raum bereits besetzt ist.
• Die Teeküchen dürfen nur von einer Person auf einmal genutzt werden.
• Für die Seminarräume gilt jeweils eine Maximalbelegung. In den Seminarräumen C, D und G dürfen sich gleichzeitig maximal 3 Personen aufhalten. In den Seminarräumen A/B und E/F dürfen sich maximal 8 Personen aufhalten. Im Seminarraum H dürfen sich maximal 6 Personen aufhalten, im Seminarraum I maximal 2 Personen und im Auditorium maximal 20 Personen. Meetings mit mehr als 10 Personen bedürfen der Genehmigung durch den Krisenstab.
• Die Kantine wird voraussichtlich in naher Zukunft wieder eingeschränkt den Betrieb aufnehmen. Den genauen Termin und detaillierte Informationen dazu werden Sie rechtzeitig vor Öffnung der Kantine erhalten.
• Post wird von den Personen abgeholt, die dies auch vor Beginn der Corona-Pandemie getan haben. Diese Personen bringen die Post in die jeweilige Abteilung (typisch einmal pro Woche) bzw. in die jeweilige Betriebseinheit. Dort wird die Post in einzelne Fächer (z. B. übereinadergestapelte Ablagen oder ähnliche Lösung) verteilt, die an einem offen zugänglichen Ort aufgestellt werden.

Arbeiten in Laboren, Reinräumen und Werkstätten

• Arbeitsflächen oder -materialien sollten möglichst nicht von mehreren Personen benutzt werden. Wenn es sich nicht vermeiden lässt, so sind Einmal-Handschuhe zu tragen. Die Arbeitsflächen oder -materialien sind täglich nach Beendigung der Arbeiten zu reinigen bzw. zu desinfizieren.
• Für Arbeiten, bei denen das Einhalten des Mindestabstands nicht möglich ist (beispielsweise bestimmte Arbeiten in den Reinräumen oder in der Werkstatt) ist ein Mundschutz zu verwenden.
• In den Personenschleusen ISO 4, 5, 6 darf sich jeweils nur eine Person aufhalten.
• In der Hauptpersonenschleuse dürfen sich bis zu 3 Personen unter Einhaltung des Mindestabstandes gleichzeitig aufhalten (1 Person im Eingangsbereich, 1 Person in der Umkleidekabine, 1 Person hinter dem Sitover im reinen Bereich).

Viele Grüße

Laurent Gizon, Geschäftsführender Direktor
Fred Goesmann, BR-Vorsitzender
Der Krisenstab