Mitarbeiter/in (m/w/d) im Sekretariat des Direktors

Max Planck Institut für Sonnensystemforschung, Göttingen

Art der Stelle

Organisation & Verwaltung

Astronomie & Astrophysik

Ausschreibungsnummer: T00-Ass-2021

Stellenangebot vom 9. Februar 2021

Das Max-Planck-Institut für Sonnensystemforschung mit ca. 300 Mitarbeitern betreibt Grundlagenforschung auf dem Gebiet der Sonnenphysik und der Physik des Sonnensystems. Insbesondere werden im Institut wissenschaftliche Instrumente entwickelt, gebaut und getestet, die auf Weltraummissionen zum Einsatz kommen.

Für den Direktor der Abteilung „Das Innere der Sonne und der Sterne“ und sein Team suchen wir ab sofort und in Vollzeit (39h) eine/n Mitarbeiter/in im  Sekretariat des Direktors.

In dieser Funktion unterstützen Sie den Direktor und die Abteilungsmitarbeiter*innen bei organisatorisch und administrativen Themen. An der Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung tragen Sie mit einer konstruktiven Kommunikation zum reibungslosen Ablauf bei. Die Entlastung des Direktors vom Tagesgeschäft steht hierbei im Mittelpunkt.

Ihre Aufgaben

  • Führen des Abteilungssekretariats inkl. Terminplanung für den Direktor
  • selbstständige Bearbeitung der Korrespondenz auf Deutsch und Englisch
  • Vorbereitung, Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen
  • Organisation und Durchführung von Konferenzen, Workshops, Kolloquien etc.
  • Unterstützung bei der Organisation von wissenschaftlichen Gremiensitzungen (Fachbeirat, Kuratorium)
  • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen einschl. Protokollführung
  • Kommunikation von Informationen innerhalb der Abteilung
  • Zuarbeit bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten
  • Pflege der Stammdaten der Mitarbeiter
  • Ausstellung von Bescheinigungen für Mitarbeiter und Gäste
  • Dokumentation, Ablage und Zusammenstellung von Dokumenten der Geschäftsführung
  • Betreuung aus- und inländischer wissenschaftlicher Mitarbeiter*innen und internationaler Gäste der Abteilung
  • Administrative Tätigkeiten zur Unterstützung im operativen Tagesgeschäft
  • Pflege der Publikationsliste und des CV des Direktors
  • Unterstützung beim Ausfüllen von Dokumenten für den Direktor
  • Pflege und Aktualisierung verschiedener Webseiten
  • Verwaltung der Büroräume der Abteilung
  • Unterstützung des Referenten der Institutsleitung
  • Zusammenarbeit mit und Vertretung von der Assistentin des Geschäftsführenden Direktors
  • Abstimmung mit der Projektassistentin der Abteilung
  • kontinuierliche Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen

Ihr Profil

  • Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  • Mehrjährige Berufserfahrung, vorzugsweise in einer Forschungseinrichtung
  • Fundierte Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Produkten
  • Kenntnisse in LaTeX und Webanwendungen sind wünschenswert
  • Freude am Arbeiten in einem internationalen Umfeld
  • selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
  • Kontaktfreudig sowie ein ausgeprägtes Organisationstalent
  • Zuverlässig und diskret

Unser Angebot

Wir bieten eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Umfeld, eine angenehme Arbeitsatmosphäre und die Möglichkeit, sich auch durch eigene Ideen einzubringen. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet mit der Option auf anschließende Festanstellung. Die Bezahlung erfolgt entsprechend ihrer Qualifikation gemäß TVöD Bund).

Bei einer Versetzung innerhalb der MPG gelten besondere Bedingungen.

Sozialleistungen werden vergleichbar zum öffentlichen Dienst gewährt, einschließlich einer betrieblichen Altersvorsorge, Jahressonderzahlung und 30 Tagen Urlaub. Unsere flexiblen Arbeitszeiten erleichtern die Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Die Max-Planck-Gesellschaft ist bemüht, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen, Bewerbungen Schwerbehinderter sind daher ausdrücklich erwünscht und werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Das Max-Planck-Institut für Sonnensystemforschung strebt Vielfalt unter seinen Mitarbeiter*innen an und lädt insbesondere Mitglieder von unterrepräsentierten Gruppen zur Bewerbung ein.

Ihre Bewerbung

Bitte senden Sie Ihre aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben in Englisch, Lebenslauf, Zeugnisse/Bescheinigungen) bis zum 01. März 2021 per E-Mail als gesammelte pdf-Datei an:

Fragen zur Position beantwortet Ihnen gerne Silvia Schirmer ().

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Max-Planck-Institut für Sonnensystemforschung
Abteilung Das Innere der Sonne und der Sterne
Justus-von-Liebig-Weg 3
37077 Göttingen

www.mps.mpg.de

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