Direktionssekretär*in (m/w/d)

Max Planck Institut für Sonnensystemforschung, Göttingen

Art der Stelle

Organisation & Verwaltung

Astronomie & Astrophysik

Ausschreibungsnummer: So-Sek 20

Stellenangebot vom 8. September 2020

Das Max-Planck-Institut für Sonnensystemforschung mit ca. 300 Mitarbeitern betreibt Grundlagenforschung auf dem Gebiet der Sonnenphysik und der Physik des Sonnensystems. Insbesondere werden im Institut wissenschaftliche Instrumente entwickelt, gebaut und getestet, die auf Weltraummissionen zum Einsatz kommen.

Für den Direktor der Abteilung Sonne und Heliosphäre und sein Team suchen wir ab sofort und in Vollzeit (39h) eine/n Direktionssekretär*in (m/w/d).

In dieser Funktion unterstützen Sie den Direktor und die Abteilungsmitarbeiter*innen bei organisatorisch und administrativen Themen.

An der Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung tragen Sie mit einer konstruktiven Kommunikation zum reibungslosen Ablauf bei. Die Entlastung des Direktors vom Tagesgeschäft steht hierbei im Mittelpunkt.

Ihre Aufgaben

  • Führen des Abteilungssekretariats inkl. Terminplanung für den Direktor
  • selbstständige Bearbeitung der Korrespondenz auf Deutsch und Englisch
  • Vorbereitung, Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen
  • Organisation und Durchführung von Konferenzen, Workshops, Kolloquien etc.
  • Unterstützung bei der Organisation von wissenschaftlichen Gremiensitzungen (Fachbeirat, Kuratorium)
  • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen einschl. Protokollführung
  • Betreuung aus- und inländischer wissenschaftlicher Mitarbeiter*innen und internationaler Gäste der Abteilung
  • Pflege der Publikationsliste und des CV des Direktors
  • Pflege und Aktualisierung verschiedener Webseiten
  • Verwaltung der Büroräume der Abteilung
  • Unterstützung des Referenten des Direktors

Ihr Profil

  • Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  • Mehrjährige Berufserfahrung, vorzugsweise in einer Forschungseinrichtung
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Fundierte Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Produkten
  • Kenntnisse in LaTeX und Webanwendungen sind wünschenswert
  • Freude am Arbeiten in einem internationalen Umfeld
  • selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
  • Kontaktfreudig sowie ein ausgeprägtes Organisationstalent
  • Zuverlässig und diskret

Unser Angebot

Wir bieten eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Umfeld, eine angenehme Arbeitsatmosphäre und die Möglichkeit, sich auch durch eigene Ideen einzubringen. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet mit der Option auf anschließende Festanstellung. Die Bezahlung erfolgt entsprechend ihrer Qualifikation bis zur Entgeltgruppe 8 gemäß TVöD (Bund). Sozialleistungen werden vergleichbar zum öffentlichen Dienst gewährt, einschließlich einer betrieblichen Altersvorsorge, Jahressonderzahlung und 30 Tagen Urlaub. Unsere flexiblen Arbeitszeiten und der betriebsnahe Kindergarten erleichtern die Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Die Max-Planck-Gesellschaft ist bemüht, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen, Bewerbungen Schwerbehinderter sind daher ausdrücklich erwünscht und werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Das Max-Planck-Institut für Sonnensystemforschung strebt Vielfalt unter seinen Mitarbeiter*innen an und lädt insbesondere Mitglieder von unterrepräsentierten Gruppen zur Bewerbung ein.

Ihre Bewerbung

Bitte senden Sie Ihre aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse/Bescheinigungen) bis 15. Oktober 2020 per E-Mail als eine pdf-Datei an:

Fragen zur Position beantwortet Ihnen gerne Ines Dominitzki ().
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Max-Planck-Institut für Sonnensystemforschung
Justus-von-Liebig-Weg 3
37077 Göttingen

www.mps.mpg.de
+49 (0)551 384 979-0

Zur Redakteursansicht